補助員が債権者との交渉を行うのはどこの事務所でもごく当たり前の事でしょうか
当たり前ではありません。司法書士法施行規則第24条（他人による業務取扱いの禁止）違反となるため、懲戒事由となります。また、弁護士法第72条違反（いわゆる「非弁行為」の禁止）ともなり、刑事罰の対象ともなわります。