一回テスト動画作って持ち込んでテストしてもらったほうがいいよ
16：9の上下の中心に映したい部分を作ったものと
上と下に寄せたそれぞれ3個と
16：9の映像の入った普通のDVD

もしくは、どこが表示されてるのか分かるDVDを1枚

「よくわからない」言っちゃう担当者もどうかと思うが…
テストが無理だった場合、可能なら過去に使用したりデモで作ったサンプルDVDでも借りてきて中身見たら良いと思う

普通に考えると16：9のDVDビデオの入稿で中央部だけクリップされて表示されてるだけな気がするなぁ
4：3は16：9のディスプレイに表示したものをさらにクリップしてて結局横に無表示部分ができてるだけのような…

ちなみに、DVDビデオの書き出しは16：9か4：3しか対応してないから、DVDビデオでの入稿なら16：9の出力があるソフトで十分

Vixでやるつもりだったみたいだけど、Vixは以下の理由により非推奨
https://forest.watch.impress.co.jp/docs/news/1111312.html
マンガミーヤにスライドショーの動画ファイル化は無理だろうから、こっちも無し

で、それは本当にプロジェクターなの？
裏面照射型の埋込みタイプかな…